EBYS SAYFASINA GİT

ÜNİVERSİTEMİZ EBYS VE E-İMZA’YA GEÇİŞİ TAMAMLANDI

Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemine  (EBYS) geçerek birim içi ve birim dışı yazışmaları artık elektronik ortamda yapılıyor.

Yazışma, sevk, paraf ve onay sürelerinin kısalmasını, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesini ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde dijital olarak arşivlenmesini sağlayacak olan sistem için akademik ve idari personelimize eğitim veriliyor.

1 Ocak 2015 itibari ile geçilmiş olan bu sistem, kurumsal iletişimi tamamen ağ üzerinde sürdürecek. Sistem EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak ve geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek.

Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak. Bu sayede kâğıt, zaman ve emekten tasarruf edilecek.

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) NEDİR?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),teşkilatımızda yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, bir bilgisayar  yazılımıdır.

EBYS İle Amaçlanan Nedir? 

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

  • Yazışmaların standartlaşması,
  • Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  • Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

 

EBYS İle Ne Yapılabilir?

  • Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
  • Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
  • Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
  • Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .
  • Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .
  • Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .
  • İzne çıkıldığında görevi yürütecek başka birine vekalet verilebilir.
  • Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
  • İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır
  • Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

EBYS’nin Getirileri

  • Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
  • Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
  • Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
  • Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
  • Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
  • Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
Elektronik sertifikalar, nüfüs cüzdanı, sürücü belgesi veya diğer kimlik belgeleri gibi kişinin kimliğini ispatlaması için elektronik ortamda kullanılan elektronik dosyalardır. Sertifikalar X.509 standardına uygun olarak üretilir ve bu standartla uyumlu olan web tarayıcılarına, akıllı kartlara ya da token’lara yüklenebilir. 5070 sayılı kanuna uygun güvenli elektronik imza, nitelikli elektronik sertifika kullanılarak oluşturulur. Bir elektronik sertifikanın nitelikli olması için aşağıdaki nitelikleri taşıması gerekir:

  • Sertifikanın nitelikli elektronik sertifika olduğuna dair bir ibare
  • Sertifika hizmet sağlayıcısının kimlik bilgileri ve kurulduğu ülke adı
  • İmza sahibinin teşhis edilebileceği kimlik bilgileri (Ad, soyad ve T.C. kimlik no bilgileri)
  • Elektronik imza oluşturma verisine karşılık gelen imza doğrulama verisi (açık anahtar)
  • Sertifikanın geçerlilik süresinin başlangıç ve bitiş tarihleri (Kamu SM sertifikalarının geçerlilik süresi, sertifika üretildiği anda başlar, tam 3 yıl sonra biter.)
  • Sertifikanın seri numarası
  • Sertifika sahibi diğer bir kişi adına hareket ediyorsa bu yetkisine ilişkin bilgi (Kamu SM sertifikaları için geçerli değilidir.)
  • Sertifika sahibi talep ederse meslekî veya diğer kişisel bilgileri (Kamu SM sertifikaları için geçerli değilidir.)
  • Varsa sertifikanın kullanım şartları ve kullanılacağı işlemlerdeki maddî sınırlamalara ilişkin bilgiler (Sertifikaların kullanım şartlarına ilişkin Sertifika Uygulama Esasları belgesinin internet adresi her sertifika içerisine kodlanmıştır. Maddi sınır bilgisi, üçüncü tarafların isterlerse dikkate alabilecekleri bir sınırlama olup, başvuru sahibi son kullanıcının talebine göre 0 TL, 1000 TL, 10000 TL, 50000 TL ya da sınırsız olabilmektedir. )
  • Sertifika hizmet sağlayıcısının sertifikada yer alan bilgileri doğrulayan güvenli elektronik imzası. (Her sertifika üzerinde Kamu ESHS imzası bulunmaktadır.)
Dijital imza, elektronik dokümanları (Eposta, Ms Excel dosyası, Ms Word dosyası gibi) imzalamak için kullanılan ve bu elektronik dokümanı alan kişinin de, gönderen kişinin kim olduğuna emin olmasını ve güvenmesini sağlayan bir elektronik koddur.

Doğal olarak dijital imza güvenilirliği şifrelenmiş olmasından kaynaklanır. Bu sistem, şifrelenmiş verileri gönderen bilgisayar ile bu şifrelemeyi çözebilen alıcı bilgisayar arasında çalışır. Gönderenin şifreleme işlemi ile alıcının doğrulama işlemi verinin güvenli bir kaynaktan geldiğini gösterir. Bu iki taraflı işlem dijital imzayı tamamlar. Dijital imza diğer adıyla elektronik imza ülkemizde 23.01.2004 yılında Resmi Gazetede yayınlanmış ve 23.07.2004’te yürürlüğe girmiş 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile de tanımlanmıştır.

Elektronik imza, elle atılan ıslak imza gibi kullanılabildiği için, internette her türlü resmi işlemin, hem zamandan hem de kağıt israfından tasarruf edilerek ve elektronik ortamda arşivlenerek yürütülmesini sağlar. Elektronik imza, kamu kuruluşlarıyla yapılan işlemlerde, bankacılık ve sigortacılık işlemlerinde, e-devlet, e-iş ve e-ticaret uygulamalarında, elektronik posta ve kanun kapsamındaki hukuki işlemlerde kullanılabilir. Elektronik imza ile imzalanmış herhangi bir belge bilgisayar ortamında arşivlendiğinden bulunması için zaman harcanmayacaktır. Böylece depolama maliyetleri de yok denecek kadar az olacaktır.

 

SERTİFİKAMI ALDIM NE YAPMALIYIM?

 

Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden almış olduğunuz sertifikanızı kullanabilmeniz için gerekli adımları aşağıdaki sıra ile gerçekleştiriniz.

1.Adım

Kurye tarafından tarafınıza elden teslim edilen AKİS Akıllı Kartta yer alan Nitelikli Elektronik Sertifikanın yüklü olduğu çipli parça aşağıdaki gibi hasar verilmeden işaretli yerlerinden kırılarak çıkarılır. Eğer kenarlarında çapak kaldıysa uygun bir alet ile zarar vermeden temizlenir. Çıkarılan NES yüklü çipli parça, ACS 38T USB-Beyaz tipi kart okuyucuya aşağıda görüldüğü şekilde ve ok yönünde itilip yerleştirilir.

ebys-1
Resim-1

2.Adım

http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/ adresinden işletim sisteminize uygun sürücüler indirilir ve kurulur (Resim 2).

ebys-1

Resim-2

3.Adım

http://www.kamusm.gov.tr adresinde Online İşlemler altında bulunan “Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri” linkine tıklanır(Resim 3).

ebys-1

Resim-3

4.Adım

Açılan sayfada “Şifreli Giriş” yapılır. Daha önce Kamu SM’den alınmış ve geçerli olan bir sertifikayla giriş işlemi “E-imzalı Giriş” butonuna tıklanarak da yapılabilir.

ebys-1

Resim-4

5.Adım

Kimlik No, Resimdeki Yazı ve Güvenlik Sözcüğü alanları doldurulup Giriş butonuna basılır (Resim 5). Cep telefonunuza gönderilen SMS Onay Kodu girilir.

ebys-1

Resim-5

6.Adım

Elektronik sertifikanız ile yapacağınız işlemler için gerekli olan PIN bilgisi, Resim 6 da yer alan PIN/PUK Bilgisi butonuna tıklanarak listelenebilir.

ebys-1

Resim-6

PIN bilgisinin kullanılması ve saklanması ile ilgili uyarıların tamamı DİKKATLE okunmalıdır:

  1. PIN bilgisinin güvenli olarak muhafaza edilmesi kart sahibinin sorumluluğundadır. Ayrıca, sertifika sahibi tarafından silininceye kadar Kamu SM’de şifreli olarak tutulur.
  2. “Parolalarımı Kaydet” butonuna basılarak oluşturulan PIN bilgisinin yer aldığı PDF dosyasının, güvenli bir yerde saklanması, ayrıca PIN bilgisinin yazıcıdan baskısı alınarak basılı kopyasının da saklanması önerilir.
  3. PIN bilgisi, doğru olarak kayıt edildiğinden ve baskısının alındığına emin olunduktan sonra, “Parolalarımı Sil” butonuna basılarak, PIN bilgisinin Kamu SM sisteminden silinmesi önerilir (“Parolalarımı Sil” butonuna basıldığında, PIN bilgisi, Kamu SM sisteminden, bir daha görülemeyecek şekilde tamamen silinir).
  4. PIN’in 3 (üç) kere hatalı girilmesi durumuna Kilit Çözme seçeneğine tıklanarak PIN yenilenir (Resim 7).
  5. 01.01.2011 tarihinden itibaren üretilen kartların PUK yönetimi Kamu SM tarafından yapılmaktadır. PUK bilgisi, Kamu SM tarafından da hiçbir şekilde görüntülenemez. Yetkisiz veya hatalı olarak yapılan 3 (üç) PUK giriş denemesi ile kart kullanım dışı kalır ve bir daha kullanılamaz. Bu durumda kart ücret karşılığında yenilenir. PUK bilgisi ile ilgili hiçbir işlem yapılmamalıdır.

Bilgilendirme

  • “Kullanıma Aç” sertifikanın, sertifika sahibi tarafından askıya alındığı durumlarda, sertifikayı tekrar kullanıma açmak için kullanılır.
  • “Sertifikamı İptal Et” ile listelenen sertifikalardan her biri, bir daha kullanılamayacak şekilde iptal edilebilir. İptal edilen sertifika(lar) ücret karşılığı yenilenir.
  • “Bilgi Güncelle” seçeneği ile listelenen kişisel bilgiler güncellenebilir.
  • “Sertifika Listele” seçeneği ile sertifikalar listelenir. Listelenen sertifkaların seri numarasına tıklayarak, sertifikaya ait detaylar incelenebilir.
  • “PIN / PUK Bilgisi” seçeneği ile PIN / PUK bilgileri görüntülenebilir, kaydedilebilir ya da silinebilir.
  • “Kilit Çözme” kilitlenen kartın kilidini çözmek ve yeni bir PIN kodu üretmek için kullanılır.”Kilit Çözme” kilitlenen kartın kilidini çözmek ve yeni bir PIN kodu üretmek için kullanılır.
  • “Çıkış” seçeneği, sistemden çıkış yapmak için kullanılır.

Kaynak : www.kamusm.gov.tr

EBYS ŞİFRE DEĞİŞTİRME

ebys sifre

 

EBYS Dışında Devam Edecek Yazışmalar

EBYS sistemi dışında yapılacak eski usul ile devam edecek yazışmalar için EBYS’den evrak numarası alabilmek için; Dışardan bir evrak gelmişse evrakın taranarak sisteme dahil edilmesi ve gelen evrak numarası alması sağlanmalı.

Giden evrak hazırlayıp EBYS dışında sisteme dahil edilemeyecek, gidecek bir evrak ise, sadece EBYS’den evrak ile ilgili kısa bir üst yazı ile (amaç, sistemden giden numarası almak) gerekli işlemlerin yapılması yada mümkünse evrakı EBYS ’de üst yazı yanında ek olarak sunmak gerekir.

Yukarıda bahsedilen evraklar aşağıda listelenmiştir. Bu evraklar şimdilik EBYS sistemi ile tarif edilen şekilde yapılmalıdır.

EBYS dışında yazılan evraklar;

a) İhale Onay Belgesi

b) Harcama Talimatı

c) Onay Belgesi

d) Kredi Talepnamesi

e) Kredi Onayı

f) İzin Belgesi (bu belge için form hazırlandı en kısa zamanda tüm kullanıcıların hesabına eklenecektir. İzin formları EBYS ortamında e-imza ile yapılacaktır. Sorularınız için lütfen Bilgi İşlem EBYS Yöneticilerine ulaşınız.

Bilgisayarınızın işletim sistemi türüne göre java yüklemesini yapmanız gerekmektedir.

Java Yükleme

 

Sertifikalandırma

1-  e-imzanın kullanılabilmesi için ekteki dosyayı aşağıdaki şekilde bilgisayarınıza kaydediniz.

Bilgisayarım > C: > Kullanıcılar > ……………(açılmış olan oturum adı – örneğin  ahmet PC) > açılan pencereye sıkıştırılmış olan ek dosyaya sağ tıklayarak buraya çıkart  seçeneği ile işlem tamamlanır.

Ek dosya :    > .sertifikadeposu

2-   e-imza anahtarı gelmeyenler, iş akış sürecini ıslak imza ile tanımlamalıdırlar. Islak imza atılan evrak taratılarak içerik ekle seçeneğiyle sisteme dahil edilmelidir.

3- 25.05.2016 tarihi itibariyle alt yapı değişikliği nedeniyle e-imza kullanıcılarının imza atabilmeleri için aşağıdaki .rar uzantılı arşiv dosyasını indirdikten sonra arşivden çıkarıp kurmaları gerekmektedir. Aksi taktirde yeni yapıda e-imza kullanabilmeleri mümkün olmayacaktır.

Ek Dosya : E-imza Kurulum Dosyası
Kurulum Kılavuz Videosu :